L'importance de la communication
La communication est l'une des compétences les plus déterminantes en entreprise, quel que soit votre métier. Bien communiquer, c'est être clair, honnête et respectueux.
L'impact de la communication
- Une large part des conflits au travail provient d'une mauvaise communication.
- Les meilleurs communicants évoluent plus rapidement.
- Une communication efficace renforce nettement la performance d'équipe.
Les règles d'or de la communication
1. Dire "je ne sais pas" quand c'est le cas
Affirmer comprendre alors que ce n'est pas le cas conduit à des erreurs et à une perte de confiance. Mieux vaut le reconnaître et demander.
2. Poser des questions
Il n'y a pas de question superflue. Posez vos questions clairement.
3. Être concis et structuré
Allez à l'essentiel. Structurez votre propos : contexte, problème, solution proposée.
Erreurs fréquentes à éviter
- Dire "oui" par peur de décevoir alors qu'un "non" serait justifié.
- Ne pas oser demander et rester bloqué inutilement.
- Rester vague : remplacez "bientôt" par une date précise.
- Rédiger des emails trop longs : au-delà de dix lignes, privilégiez un appel.
- Reformulez systématiquement : "Si je comprends bien, vous me demandez de…".
- Au-delà de dix lignes, un appel est souvent plus efficace qu'un email.
- Commencez vos emails par la conclusion, puis les détails.
- Répondez dans les 24 heures, même pour annoncer un délai.
- En réunion, prenez la parole au moins une fois.
- Communiquez régulièrement sur l'avancement de vos projets.
Communication écrite efficace
Rédiger des emails professionnels
La structure d'un bon email
- Objet clair : "Question sur le projet X", plutôt que "Bonjour".
- Conclusion dès la première ligne : "Je propose de reporter l'échéance au 15 décembre".
- Contexte si nécessaire : "Suite à notre échange d'hier…".
- Détails : arguments et données.
- Appel à l'action : "Pouvez-vous me confirmer avant vendredi ?".
Exemple à éviter
"Salut, j'ai vu ton message. En fait c'est un peu compliqué. Bref, on devrait peut-être reporter. Qu'en penses-tu ?"
Exemple efficace
"Bonjour [Prénom], je propose de reporter l'échéance au 15 décembre. Raison : deux dépendances bloquantes. Pouvez-vous confirmer d'ici vendredi ? Merci, [Nom]."
- Relisez toujours avant d'envoyer : les fautes nuisent à votre image.
- Pour un email urgent, indiquez-le dans l'objet avec un appel à l'action clair.
- Un email pour un sujet : plusieurs sujets justifient plusieurs emails.
- Pour les pièces jointes volumineuses, utilisez un service de transfert.
- Répondez à tous les points soulevés, sans en ignorer aucun.